社内での業務連絡はチャットを利用しているという企業は多いのではないでしょうか。
中でもLINEWORKSは、全世代に浸透しているLINEと同じように使用できるため馴染みが深く、多くの企業で導入されています。
そんなLINEWORKSですが、チャットボットと連携させることでさらなる業務効率化が目指せることをご存知でしょうか。
ここでは、LINEWORKSとチャットボットの連携で得られる効果や、連携方法などを詳しく解説していきます。
LINEWORKSとは
画像出典元：ワークスモバイルジャパン、「LINE WORKS」の最新実績数値を …
LINEWORKSとは、LINEの手軽さはそのままに、仕事で活用できるファイル共有や予定表、掲示板、ビジネスにおいて重要なセキュリティや管理機能を備えたビジネス版のLINEのことです。
パソコンやタブレットだけでなく、スマートフォンでもほとんどの機能が使えるため、パソコンなどを使う場面の少ない「現場」での活用も活性化しており、そのなじみの深さから2023年時点で43万社が導入しています。
LINEWORKSでできること
LINEWORKSは、先に述べている通り、ビジネスシーンで活用できる機能が充実しています。
LINEWORKSでできることについて次に説明していきます。
社内はもちろん社外のLINEユーザーとも繋がれる
社内でのコミュニケーションツールとしてのチャットはもちろん、社外のLINEWORKS・LINEユーザーと繋がることもできます。
社外の顧客や取引先と、いつも使っているツールでメッセージのやり取りが可能となり、コミュニケーションが活性化し、働きやすさも向上します。
トーク以外にもビジネスに役立つ機能が豊富
画像引用元：LINE WORKS: LINEとつながる唯一のビジネスチャット
基本的な機能であるトーク機能の他、主に挙げられる機能は以下の通りです。
- 予定表
- タスク
- 掲示板
- アドレス帳
- ファイル共有
- ビデオ通話
- アンケート
どれもビジネスシーンで活用できる便利な機能ばかりです。
予定やタスクは個人だけでなく設定した管理者やグループ内で閲覧・編集できるので、共有して管理することができます。
ビデオ通話やアンケートも、会議や日程調整などで有効に活用できます。
外部システムとの連携が可能
LINEWORKSにはさまざまなボットが実装できます。
ボットの実装による外部システムとの連携が強みと言っても過言ではありません。
LINEWORKSだけでも充分に円滑なビジネスコミュニケーションを取ることができますが、以下のような外部システムとの連携でさらなる業務効率化が目指せます。
- 顧客管理システム
- 勤怠管理システム
- FAQツール
- チャットボット
中でもチャットボットとの連携は、社内での問い合わせや疑問に対する対応を自動で行えるようになるため、業務効率の向上に大いに役立ちます。
LINEWORKSとチャットボット連携とは
画像出典元：Bot – LINE WORKS
LINEWORKSとチャットボット連携することで、質問や疑問への回答を効率化できる窓口となり、スムーズな対応が可能になります。
例えばやりたい業務をトークに入力すると、チャットボットが関連ページの選択肢を提示してくれます。
チャットボットとは
そもそもチャットボットとは、「チャット（会話）」と「ボット（ロボット）」を組み合わせたものであり、あらかじめ設定したストーリー（想定される質問や疑問への回答など）の中から最適なものを自動で回答してくれるシステムのことです。
近年、多くの企業が働き方改革や業務効率化の足掛かりとして導入しているツールのひとつです。
チャットボットとは？AIとの違い・種類・選び方など、総まとめ
LINEWORKSとチャットボット連携した活用例
LINEWORKSでは、社内だけでなく社外のLINEWORKS・LINEユーザーとも繋がることができるため、社内用・社外用の両方でチャットボットの活用の幅は広がります。
LINEWORKSとチャットボットを連携した活用例として挙げられるものは以下の通りです。
勤怠管理
例えば有給申請をする場合、チャットボットに勤怠管理ページへの誘導を設定しておけば、社内ポータル上の勤怠管理ページを探し回らなくても、「有給申請」というワードをチャットで入力するだけで勤怠管理システムへ誘導され、業務に割かれる時間を短縮することが可能となります。
またLINEWORKSと勤怠管理システムを連携させている場合、出退勤打刻をトーク上で行うことができます。
顧客対応
例えば顧客からの問い合わせをコールセンターのみにしていると、同じような内容の質問に何度も対応したり、同じ商品・サービスの説明に時間を取られてしまい、業務効率が低下し、顧客の電話先での待ち時間が増えるなどさらなるクレームに繋がってしまう場合があります。
顧客からの質問の多い項目や問い合わせ窓口の案内、製品・サービスの紹介など、チャットボットを通してスムーズな対応が可能となります。
LINEWORKSとチャットボットを連携するメリット
LINEWORKSとチャットボットを連携することで得られるメリットとして次のようなものが挙げられます。
24時間365日対応可能
チャットボットは自動で応答してくれるツールのため、社内であっても社外であっても、オンライン上でいつでも対応可能であるというメリットがあります。
問い合わせ対応窓口の営業時間に関わらず、質問や疑問のに対する回答が得られます。
問い合わせ対応工数の削減
社内問い合わせのうち、特に多いのは総務や人事、製品開発などの部署ではないでしょうか。
何度も同じ質問に回答していると業務負担がかかります。
同じような内容の質問にはチャットボットで対応することで、業務負担を軽減することができます。
質問する側からしても、前にも聞いたので聞きづらいといった精神的負担も軽減できます。
対応品質の均一化
問い合わせ対応を有人で行うと、担当者によって解釈や回答が異なることもあり、対応に時間がかかったり、対応を依頼する担当者に偏りがでたりと問い合わせする側、受ける側の双方にデメリットがあります。
一次問い合わせ先をチャットボットにすることで、対応品質を均一化し、定期的にチャットボットの対応内容をより良く更新していけば、一次問い合わせの段階で幅広い対応が可能になります。
普段使っているツールのため高い利用率を望める
LINEWORKSは連絡ツールとしての利用がメインであるため、ほとんどの社員が普段から使っていて馴染みがあります。
そこにチャットボットがあれば、心理的にも気軽に質問をしやすくなり、高い利用率が望めます。
利用率が高くなれば、チャットボットのみで対応可能な案件が多くなり、会社全体の業務効率が向上し、社員も働きやすい良い環境が生まれます。
LINEWORKSとチャットボットを連携する方法
画像引用元：hachidori サービス紹介
LINEWORKSにチャットボットを連携する方法として、以下2つの方法があります。
①LINEWORKSのプラットフォームでボットを導入する。
LINEWORKSDevelopersから、比較的簡単にボットを導入することができます。
初期費用や月額費用は無料ですが、利用にはLINEユーザーや外部のLINEWORKSユーザーの使用不可などの制限があります。
②外部の企業が提供するチャットボットを導入する。
外部の企業が提供するチャットボットを導入することで、LINEWORKSDevelopersでの導入よりも時間や労力が少なく、色々な商品の中からニーズに合った最適なものを選ぶことができます。
ただし、設定やメンテナンスは行う必要がある点と連携の可否について確認が必要な点、費用がかかる点がネックとなります。
現在チャットボットは、複数の企業で色々な内容のサービスが提供されています。
LINEWORKSDevelopersでも豊富なテンプレートがあり、コストも抑えられるので、どのようなものか試してみたいという企業にはおすすめです。
より高性能で幅広い対応をチャットボットに求める場合、外部の企業が提供するチャットボットを導入することをおすすめします。
hachidoriは、 LINE、LINEWORKSの認定パートナーです。
相談ベースでニーズに合ったチャットボットの導入が可能です。
拡張性に確かな技術を持ち、外部・内部システムとの連携、追加修正、データの移行・統合など幅広く対応できます。
また費用対効果を検証し、顧客に寄り添ったサポートで伴走支援いたします。
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まとめ
LINEWORKSは、全世代に浸透しているLINEと同じような動作性で気軽に利用することができます。
そのLINEWORKSは、多数のサービスと連携しており、中でもチャットボットと連携することで大きな業務効率化を実現することができます。
導入までの手軽さやサポート体制が充実しているチャットボット提供企業を選ぶと、費用対効果がしっかりと望めます。
企業のニーズに合った最適なチャットボットを導入して、業務効率化を目指して行きましょう。