バックオフィス関連のこれらのような課題に直面したことはありませんでしょうか？
- 経理や労務の負担が重く、退職率や求職率が高い
- 各種申請関係の処理の進みが悪く他部署からクレームがあがる
これは上記のような「バックオフィス業務」に従事する人たちが様々な理由で仕事を円滑に進められていないためであり、彼らが怠慢なわけでは決してありません。
上記のような問題を解決するためには、初めに挙げた問題を解決できるような施策や工夫が必要になってきます。
そこで、こちらの記事では以下のような内容についてご紹介いたします。
- バックオフィス業務についてと現状の課題について
- バックオフィス業務の円滑化のメリット
- バックオフィス業務を効率よく進めるために取り入れられる工夫について
こちらの記事を読んで、会社全体の仕事の効率を上げるために、バックオフィス業務に目を向け、工夫を導入し、現状の改善に努めませんか？
バックオフィスとは？
バックオフィスとは、会社の中でも表の仕事ではなく、裏方、つまりは「会社を運営するための業務を行う」職種全般を指しています。
具体的には、以下のような職種が挙げられます。
- 人事、労務
- 監査
- 経理（財務）
- 総務
- 事務
これらの業種は、直接会社の売り上げに貢献しません。しかし、会社を運営していくにあたって必要不可欠な業務となります。
このように、会社の利益とは関連しないものの、会社の維持に必要不可欠な業務を担う人々や、部署をまとめて「バックオフィス」と呼びます。
バックオフィス部門が抱える課題とは
それでは、上記のようなバックオフィス部門の人々が抱える様々な業務における課題について、一つ一つ見ていきましょう。
作業量が多い
まず、作業量の多さが挙げられます。
上記のようなバックオフィス部門は表の仕事をしている人たちと比べると、「暇そう」「仕事が楽そう」という印象を抱かれがちです。
しかし、実のところ各部署の業務の一部分を一手に担う部署であるため、複雑かつ業務量も非常に多いです。
このように、他の部署の業務の一部を一手に担うため、非常に作業量が多い点があげられます。
未だアナログの業務が多い
次に、作業がアナログで行われている点が課題として挙げられます。
例えば経理の場合伝票の整理や管理などの業務、人事の場合履歴書や社員の情報に関連する書類の管理、総務の場合物品の管理などの業務があります。
これらの業務は未だにデジタル化が進んでいないため、基本的に人力（アナログ）で行う必要があります。
このように、アナログで行われる作業が多い点は課題の一つと言えるでしょう。
人手不足、離職率が高い
次に、単純に人手が足りない点が挙げられます。
基本的に会社の人材の多くはフロント業務（利益を生み出す仕事）にあてがえられてしまうため、バックオフィス業務に携わる人員は非常に限られています。
そのため、、残業量の増加に伴う負荷の増加ややりがいの不足のために離職率が高く、さらに人手が不足してしまう…というのが現状です。
このように、労働力不足なだけでなく、離職率の高さも課題の一つと言えるでしょう。
フロント業務のみ改善されバックオフィスの負荷が増大
また、業務改善がフロント業務ばかりに集中し、バックオフィス業務まで行き届かない点も問題点の一つになります。
フロントオフィス業務で非効率的な点はツールの導入や、社内フローの改善などによって解決に向かうケースが多いです。
一方で、上記のような課題を解決するためにバックオフィス業務の負担が反比例して増加してしまうケースがあります。
このように、バックオフィス業務の抱える課題が改善されないだけでなく、フロントオフィス業務の改善に伴い、ますます業務量が増加してしまう点が問題となっています。
業務の属人化が進んでいる
業務の属人化が進行している点も問題点になります。
バックオフィス業務は人員が少ないために、基本的に「この業務は〇〇さんが担当」といったその人が担当の仕事、といった形になっているケースが多いです。
そのため、その人が休みを取る、休職、退職する場合に担当業務が滞ってしまい、非常に困ったことになってしまうケースが実際に生じています。
このように、特定の業務をできる人が限定されてしまっている点も問題になります。
問い合わせ対応の負荷が大きい
社内の問い合わせ処理が多いのも問題です、
経理関係や労務関係の場合、社内の規約に書いていない特殊なケースの場合どうすればいいかといった質問や、分からない場合はとりあえず担当の部署に質問する人たちのために、社内の問い合わせが全て担当する部署に集中してしまいます。
結果的に、問い合わせ処理に追われ、仕事が進まなくなってしまうという負のループに陥ってしまうのです。
このように、社内の問い合わせが担当の部署に集中してしまうといった課題も存在しています。
バックオフィスをデジタル化・効率化するメリット
それでは、上記のような様々な問題を抱えているバックオフィス業務を円滑化するために、業務の一部をデジタル化して効率の向上を図るメリットについて一つ一つご紹介していきましょう。
生産性の向上
バックオフィス業務の一部をデジタル化すると、生産性の向上が見込めます。
例えば人事関係の業務の場合。雇用者の情報についてデータベース管理したり、総務や経理の場合、社内の問い合わせの中でもよくある質問をまとめたFAQのページを作成したりといった施策を凝らせば、問い合わせ対応に割かれる時間を大幅に削減可能です。
このように、バックオフィス業務に社内FAQやデータベースを取り入れれば、労働コストの削減及び仕事の効率UPに繋げられますよ。
モチベーションの向上
また、モチベーションの向上が見込める点もメリットの一つといえるでしょう。
バックオフィス業務は表舞台に立てる業務ではなく、利益に直接貢献もできないためやりがいを得にくく、モチベーションを保つのが難しい業務になっています。
そのため、業務の一部をデジタル化して、誰でもできるような仕事やデータ管理といった業務、質問対応などに労力を割かなくて済むようにして、仕事の負担を軽減させればバックオフィス業務に関連する資格の取得や、スキルアップなどに力を注げるようになります。
これらの恩恵によって、バックオフィス業務に従事する人々のモチベーションのアップに繋げられるようになります。
バックオフィス業務の自動化に役立つおもなツール
そこで、バックオフィス業務をデジタル化するにあたって具体的にどのような方法がおすすめなのか、具体的なツールと活用法について一つ一つご紹介していこうと思います。
もしもバックオフィス業務の自動化を検討している会社がいらっしゃったら、こちらの例を参考にしてみてはいかがでしょうか。
問い合わせ対応をチャットボットで自動化
まず一つ目に問い合わせ対応の自動化が挙げられます。社内の各種手続きなどに関する問い合わせのうち、よくあるものを自動で回答可能にして、業務の負担の軽減を図るというものです。
具体的には、チャットボットというツールを活用すると良いでしょう。
チャットボットとは
チャットボットとは、”チャット”と”ロボット”を組み合わせた単語であり、各種お問い合わせ及びFAQ(よくある質問)の対応や、対話などを人間の代わりに自動で行ってくれるプログラムのことを指します。
有名なチャットボットの例としては、以下のようなものが挙げられます。
- コルタナ（MicroSoft）
- Alexa（Amazon.com）
- Siri（Apple）
チャットボットとは？AIとの違い・種類・選び方など、総まとめ
チャットボットを導入するメリット
チャットボットを導入すると、バックオフィス業務に以下のようなメリットが得られます。
- 問い合わせ対応の人員やコストの削減
- よくある質問のデータベースを作成可能
- 業務に関する知識の共有が可能
このように、一人ひとりの業務の負担の軽減や、知識の共有の円滑化を実現できます。
定型作業をRPAで自動化
次にRPAを用いて日常的に行われている業務を自動でおこなってもらえるようにする方法が挙げられます。
RPAとは
RPAとは、ロボティックプロセスオートメーション（Robotic Process Automation）の略称であり、人力でおこなっていた業務をロボットに行わせて自動化する手段を指します。
RPAを業務に導入すると、以下のような業務を自動化できます。
- 伝票の処理
- 各種申請の承認作業、承認後の管理
- 人材や顧客のデータ管理
このように、日々のルーチンワークの自動化を実現可能な技術がRPAなのです。
RPAを導入するメリット
RPAを業務に取り入れると、以下のようなメリットを得られるようになります。
- ルーチンワークの自動化に伴う一人一人の業務負担の軽減
- 人力で行う作業を減らし、作業の中でのミスを減らせる
- 各種申請フローの円滑化に伴い会社全体の業務効率UPに繋がる
このように、RPAを導入すれば人力で行っていたルーチンワークを減らし、その分の人員を別の業務に割けるようになります。
また、会社全体の手続きの処理などの円滑化といったメリットも得られるのです。
経費精算ツールで交通費のチェックなどを自動化
また、経費精算ツールを導入して交通費などの費用のチェックを自動化して経理の仕事の負担を削減するのも良い手段です。
経費精算ツールとは
経費精算ツールとは、以下のようなものと連携して精算処理の自動化を可能としたシステムになります。
- 交通費（ICカード、乗換案内サービス）
- 支払い（クレジットカード）
また、上記のような連携に加えて、OCR（文字読み取り）によって伝票を読み取り自動で経費精算を行える機能を持つシステムになります。
経費精算ツールを導入するメリット
経費精算ツールを導入すると、以下のような利点があります。
- 入力側、確認側いずれの作業量の削減に繋がる
- 金銭関係のトラブルを妨げられる
- 紙媒体での伝票の取り扱いが不要になる
上記のように、すべてをデータ化して、管理を容易にできるようになるため、ミスによるトラブルの防止にも繋がります。
その他の方法
また、上記以外にもいろいろな方法があるので、その手段についてご紹介していきます。
もしご興味がある場合は詳しい紹介や活用例をぜひご覧ください。
ERP
ERPとは、Enterprise Resources Planningの頭文字をとった単語です。
さまざまな業務のためのシステムを統合した一つの大きなシステムであり、会社全体で共通のシステムを利用する形で導入します。
経理、人事などの全ての情報を一括で管理可能になるため、特に大企業などでは必須になるでしょう。
基幹システム
基幹システムとは、ERPに似ているのですが全てのシステムが統合されておらず、特定の分野に特化したシステムになります。
例えば経理の基幹システム、人事の基幹システムのようにそれぞれの基幹システムが存在しているため、互いに情報をやり取りする際には連携が必要となります。
アウトソーシング
アウトソーシングとは、業務を別の会社に委託することを指します。
例えばルーチンワークで誰でもできるような作業を他の会社にお願いして、複雑な作業をバックオフィス業務に携わる社員が行うようにして、業務負担の軽減に繋げられるようになります。