社内問い合わせチャットボットとLINE WORKSで労働生産性は上がる

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チャットボットはコンシューマ向けのものだけではない。筆者は、企業においても活用されるべきものだと考えている。
社内でチャットボットが活用できる場所として第一に挙げられるのは営業などの各セクションから管理部門への社内問い合わせの効率化だ。

総務部や経理部、情報システム部などへが日々社内から受ける問い合わせは非常に多い。管理部門の社員はメールやSlackが来る度に自分の業務を止めて、問い合わせに対応する必要がある。これほど生産性の低いことはない。
これらは、社内問い合わせチャットボット導入によって改善できる可能性があるのだ。

社内問い合わせチャットボットによるFAQ対応

そうは言っても、社内問い合わせチャットボットはどのように作るのだろうか？

イメージがつかないかもしれないが、ボットの構築は意外と簡単である。
現在おそらく存在するであろう回答マニュアル。そのマニュアルに記載してあるFAQをチャットボットに記憶させるだけだ。あとは各セクションの社員がチャットボットに質問をするだけで、回答を自動で返してくれる。

ただこれだけで管理部門の社内問い合わせ業務が軽減され、本来の主業務に集中することができる。質問する社員にとっても、気兼ねなく問い合わせができるのはストレス軽減につながるだろう。

社内問い合わせチャットボットによる各種申請対応

FAQのみならず、チャットボット上で各種申請ができれば、さらなる労働生産性向上が期待できる。

毎月の経理の締めが近づき、慌てて経費の申請をする。これは営業マンあるあるではないだろうか？
チャットボットがあれば、簡単に経費申請をすることができる。チャットボットが申請項目を順番ずつ出していき、それに従って入力をしていくだけで申請完了となる。さらに、このチャットボットをスマートフォンに実装していれば移動中でも申請可能となる。

上記で述べたFAQに比べると多少なりとも開発のハードルは高くなるが、労働生産性を上げるためには必要な開発だと言える。

社内問い合わせチャットボットによる事業部データ管理

チャットボットは管理部門への社内問い合わせだけではなく、各事業部のデータ管理にも活用できる。
事業部によっては、何万件ものデータを管理していることがあるが、そのデータを確認したいときに、専用システムやエクセル、紙ベースなど内容によって様々な管理方法を使っているは非常に厄介だ。それらのデータを集約し、引き出すことができるツールとしてチャットボットを活用することもできる。

こちらはデータベースとチャットボットが接続されている必要があるため開発ハードルは高くなるが、長期的な労働生産性を考えるのであれば対応するのも良いだろう。

ビジネスチャット「LINE WORKS」×「社内チャットボット」

さて、「LINE WORKS」というコミュニケーションツールはご存知だろうか？
SlackやTeams、Chatworkのようなチャットツールで、ビジネス版のLINEのような位置付けだ。

このLINE WORKSもチャットボット化することができ、企業の中には早くも導入しているところもある。LINEと比較するとLINE WORKSをチャットボットと連携できる企業はあまり多くなく、当社hachidoriは数少ない企業のうちの1つである。
ここでは、社内問い合わせチャットボットとLINE WORKSがもたらす成果の一部を紹介したい。

LINE WORKSとは？

LINE WORKSは前述のとおり、ビジネス版のLINEだ。営業マン同士でのコニュニケーションや会議共有、スケジュール管理などを行うことができる。
出典：ワークスモバイルジャパン

LINE WORKSチャットボットの営業マンサポート

LINE WORKSチャットボットは、これまで説明してきた社内のFAQや申請などの構築もできる。
営業先でのタイムリーな報告をLINE WORKSチャットボットで可能にすることで、帰社後の営業報告書作成や日報作成などの手間を省くことも期待できる。
常に外出している忙しい営業マンは、LINE WORKSアプリにチャットボットがあることでより大きな営業成果を上げることに集中できるはずだ。

もし詳しいLINE WORKSの事例に興味があれば是非、LINE WORKS BLOGの記事を読んでいただきたい。
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社内問い合わせチャットボットまとめ

社内問い合わせチャットボットは、企業の抱える労働生産性向上という課題を解決するツールとなることができるのか。

答えは「YES」である。今後必然的に労働人口が減少する中で、この社内問い合わせチャットボットは企業1人あたりの労働力を格段とアップさせることだろう。また、新型コロナウイルスが収束した「アフターコロナ」の世界では「コスト削減」は非常に大きなテーマとなるだろう。労働生産性が上がれば必然的に時間内にできる業務量が増加し、その分のコストを削減することができる。

これからの企業はチャットボットやLINE WORKSなどのコミュニケーションツールを活用し、労働生産性を上げることで筋肉質な体制を築いていく必要がある。

LINE WORKSにも対応。チャットボットのご相談はhachidoriまで