社内問い合わせチャットボットとLINEWORKSで労働生産性は上がる

社内問い合わせチャットボット

社内問い合わせチャットボットとLINEWORKSで労働生産性は上がる


チャットボットは何もBtoC向けのものだけではない。筆者自身は、むしろチャットボットは会社内でこそ使われるべきだと考えている。結論から言うと、営業などの各セクションから管理部門への社内問い合わせを自動化することで、労働生産性を上げることにつなげるべきということだ。総務部や経理部、情報システム部などへの社内問い合わせは日々非常に多い。それら管理部門の社員は自分の業務を止めて、社内問い合わせに対応する。これほど生産性の悪いことはないだろう。つまり、これら労働生産性が悪い状態を社内問い合わせチャットボットを導入することで良くする必要がある。

目次

  • 社内問い合わせチャットボットによるFAQ対応
  • 社内問い合わせチャットボットによる各種申請対応
  • 社内問い合わせチャットボットによる事業部データ管理
  • ビジネスチャット「LINEWORKS」×「社内チャットボット」を有効活用
  • 社内問い合わせチャットボットまとめ
  • 社内問い合わせチャットボットによるFAQ対応

    当然、社内問い合わせ用のマニュアルは大手企業であれば当然存在する。そのマニュアルに記載してあるFAQをチャットボットに記憶させるだけで十分だ。あとは各セクションの社員がチャットボットに質問をするだけで、回答を自動で返してくれる。難しいことはなく、ただこれだけで管理部門の社内問い合わせ業務が軽減され、本来の主業務に集中することができる。質問する社員にとっても、時間や場所を選ばずに社内の問い合わせを気兼ねなくできる点もストレスの軽減につながるだろう。なぜならば、会社によっては社内問い合わせを頻繁することに対して叱責されるケースも多くあるため、自動応答であるチャットボットはそんな社員にとって良いツールになるはずだ。

    社内問い合わせチャットボットによる各種申請対応

    FAQのみならず、チャットボット上で各種申請ができれば、さらなる労働生産性向上に期待できる。営業マンは毎月の経理部の締めが近づくと慌てて申請することが多いはずだ。営業マン自身の働き方を改善すれば、普段の業務を圧迫せずにスムーズに申請できるはずだが、必ず毎月経費などの作業に追われていることだろう。しかし、そんな要領の悪い営業マンでもチャットボットがあれば、簡単に申請を上げることができる。チャットボットが申請項目を順番ずつ出していき、それに従って入力をしていくだけで申請完了となる。かつスマートフォンに実装していれば、いつでも申請可能であるため、移動中でも申請可能となる。
    上記で述べたFAQに比べると多少なり開発のハードルは高くなるが、労働生産性を上げるためには必要な開発だと言える。

    社内問い合わせチャットボットによる事業部データ管理

    管理部門への社内問い合わせだけではなく、各事業部のデータ管理にも役にたつことができるであろう。事業部によっては、何万件ものデータを管理していることがあるが、そのデータを確認したいときに、専用システムであったり、エクセル、紙ベースなど様々な管理方法で点在しているのは非常に厄介だ。それらデータを確認できるツールとして全てチャットボットで確認できるのであれば、検索する時間を大幅に省けるはずだ。
    当然、こちらもデータベースとチャットボットが接続されている必要があるため開発ハードルは高くなるが、長期的な労働生産性を考えるのであれば、対応しておく必要がある。

    ビジネスチャット「LINEWORKS」×「社内チャットボット」を有効活用

    「LINEWORKS」というコミュニケーションツールは知っているだろうか。一般には体験できないビジネス用のチャットのことだ。このLINEWORKSも、チャットボット化することができ、企業の中には早くも導入しているところもある。また、LINEWORKSをチャットボットと連携できる企業は非常に少なく、当社hachidoriでは、このLINEWORKSをチャットボットと連携することができる数少ない企業の1つである。社内問い合わせチャットボットがLINEWORKSによってどのような成果をもたらすことができるのだろうか。

    LINEWORKSとは?

    LINEWORKS

    「LINEWORKS」とは、ビジネスチャット用のコミュニケーションツールだ。通常のLINEとは異なり、ビジネス上のやり取りで使用されるケースを想定している。営業マン同士でのコニュニケーションや会議共有、スケジュール管理などをLINEWORKSでは行なうことができる。また、顧客からの問い合わせ自体もLINEWORKSで受けることも可能だ。つまり「LINE to LINEWORKS」が可能で、顧客はLINE上で問い合わせをして、営業マンはLINEWORKS上で回答する、こういったケースのチャットのやり取りもできる。2018年2月時点で、このLINEWORKSを導入する企業は増え続けている。

    出展:ワークスモバイルジャパン 詳細はこちら

    LINEWORKSチャットボットの営業マンサポート

    当然、このLINEWORKSとチャットボットを接続することができる。LINEWORKSチャットボットは、これまで説明してきた社内のFAQや申請などの構築もできる。また営業マンにとっては、所属部署のデータをLINEWORKSチャットボットで確認できるのであれば、すぐその場で提案する材料となるだろうし、営業の報告義務をLINEWORKSチャットボットで済ますことができるのではないだろうか。営業先でのタイムリーな報告をLINEWORKSチャットボットで可能にすることで、帰社後の営業報告書作成などの手間を省くことに期待できる。
    現場の営業マンサポートとしてのLINEWORKSチャットボットは営業マンの労働生産性も上げることができるだろう。常に外出している営業マンにとっては、スマートフォン操作は必須であり、そこにLINEWORKSチャットボットがあることで、より大きな営業成果を上げることに集中できるはずだ。

    LINEWORKSチャットボットによるBOT to 有人エスカレーション

    先にも述べたが、LINEWORKSは「LINE to LINEWORKS」が可能で、顧客はLINE上で問い合わせをして、企業担当者はLINEWORKS上で回答することができる。つまり1:1トークが可能だ。これをLINEWORKSチャットボットを入れるとどうなるのか。
    顧客は最初LINEのBOTが対応する。定型的な問い合わせを自動応答してくれるわけだが、商品について詳しく知りたいなど、人によるクロージングが必要になった時に、有人にエスカレーションすることができる。より詳しい情報が欲しいでタイミングで、企業担当者が対応することでクロージングする率を上げる。このLINEWORKSチャットボットは、営業売上にも直結するツールになることもできるわけだ。

    社内問い合わせチャットボットまとめ

    社内問い合わせチャットボットは、企業の抱える労働生産性向上という課題を解決するツールとなることができるのか。答えは「YES」である。政府による「働き方改革」の一環でもあるが、日本が迎える超高齢社会はすぐそこに来ているため、必然的に労働人口が減少する中で、この社内問い合わせチャットボットは企業1人あたりの労働力を格段とアップさせることだろう。実際に、チャットボットを導入することで、それまでの業務が30%軽減されたデータもある。これからの超高齢社会を迎えるには、労働生産性を上げることで筋肉質な企業を築き、チャットボットやLINEWORKSなどのコミュニケーションツールを活用していく必要がある。

    チャットボットのご相談はhachidoriまで

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